Conditions générales d'utilisation et de vente
Version en vigueur au : [date].
Préambule
Les présentes Conditions Générales d'Utilisation et de Vente (ci-après « CGU ») régissent l'accès et l'utilisation de la solution logicielle SmilyDocs, éditée par [RAISON_SOCIALE], société [FORME_JURIDIQUE] au capital de [MONTANT] €, dont le siège social est situé [ADRESSE_COMPLETE], immatriculée au RCS de [VILLE_RCS] sous le numéro [NUMERO_RCS] (ci-après « l'Éditeur » ou « SmilyDocs »).
Toute souscription ou utilisation du Service implique l'acceptation sans réserve des présentes CGU par le Client. Le Client reconnaît en avoir pris connaissance préalablement et disposer de la capacité juridique nécessaire pour souscrire un abonnement.
Article 1. Définitions
Client : personne morale (entreprise, cabinet d'expertise comptable, association) souscrivant un abonnement au Service pour un usage professionnel.
Utilisateur : personne physique disposant d'un accès nominatif au Service au nom du Client (collaborateur, associé, mandataire).
Service : plateforme SaaS SmilyDocs de gestion électronique de documents, accessible en ligne à l'adresse [app.smilydocs.fr] ou toute autre URL communiquée par l'Éditeur.
Compte : espace personnel du Client permettant l'administration des Utilisateurs, la gestion des documents et l'accès aux fonctionnalités.
Contenus : ensemble des documents, données, métadonnées et informations téléversés ou générés par le Client dans le Service.
Abonnement : souscription mensuelle ou annuelle à l'une des offres commerciales (Individuel, Pro, Business) décrites sur la page /tarifs.
Article 2. Objet
Les présentes CGU définissent les conditions dans lesquelles l'Éditeur met à disposition du Client, en mode SaaS, la solution SmilyDocs permettant notamment :
- la numérisation, la capture et la reconnaissance optique de caractères (OCR) de documents ;
- le classement automatique et la recherche full-text ;
- l'archivage à valeur probante ;
- la signature électronique ;
- la mise en œuvre de workflows de validation ;
- la gestion fine des droits d'accès et le partage documentaire via un portail client ;
- l'interconnexion avec des logiciels comptables tiers (Sage, EBP, Cegid, sous réserve du plan souscrit).
Article 3. Souscription et création du compte
La souscription s'effectue en ligne depuis le site smilydocs.fr ou après signature d'un bon de commande. Le Client garantit l'exactitude des informations communiquées lors de l'inscription et s'engage à les tenir à jour.
Un Utilisateur administrateur est désigné par le Client. Il est responsable de la création, de la modification et de la suppression des comptes Utilisateurs rattachés au Compte du Client, ainsi que de l'attribution des droits d'accès.
Les identifiants sont strictement personnels et confidentiels. Le Client est seul responsable de leur conservation et de tout usage effectué sous ses identifiants.
Article 4. Description des offres et tarifs
Le Service est proposé sous forme d'abonnement mensuel ou annuel, selon trois offres :
- Individuel — 29 € HT/mois, jusqu'à 1 000 documents/an ;
- Pro — 49 € HT/mois, jusqu'à 3 000 documents/an ;
- Business — 99 € HT/mois, jusqu'à 9 000 documents/an.
Le détail des fonctionnalités incluses dans chaque offre est disponible sur la page Tarifs. Les prix sont indiqués hors taxes et majorés de la TVA au taux en vigueur.
L'Éditeur se réserve le droit de faire évoluer ses tarifs. Toute modification tarifaire applicable à un abonnement en cours sera notifiée au Client au moins trente (30) jours avant son entrée en vigueur. Le Client dispose alors de la faculté de résilier son abonnement dans les conditions prévues à l'article 12.
Article 5. Modalités de paiement
Le paiement s'effectue par prélèvement bancaire automatique (SEPA) ou par carte bancaire, d'avance et à échéance mensuelle ou annuelle selon la formule choisie. Une facture électronique est mise à disposition du Client dans son espace personnel après chaque prélèvement.
En cas de défaut de paiement à l'échéance, et à défaut de régularisation dans un délai de quinze (15) jours suivant une mise en demeure adressée par voie électronique, l'Éditeur pourra suspendre l'accès au Service sans préjudice de son droit à des dommages et intérêts. Toute somme non réglée à l'échéance produira, de plein droit et sans mise en demeure préalable, des intérêts de retard au taux légal, ainsi qu'une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € (article D.441-5 du Code de commerce).
Article 6. Durée et reconduction
L'abonnement mensuel est conclu pour une durée initiale d'un (1) mois, reconductible tacitement par périodes successives d'un mois. L'abonnement annuel est conclu pour une durée initiale de douze (12) mois, reconductible tacitement par périodes successives d'un an.
Conformément à l'article L.215-1 du Code de la consommation lorsqu'il est applicable, le Client est informé de la possibilité de ne pas reconduire son abonnement par notification adressée au moins un (1) mois avant l'échéance.
Article 7. Engagements de l'éditeur, disponibilité du service
L'Éditeur s'engage à mettre en œuvre les moyens raisonnables pour assurer la disponibilité du Service 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, avec un objectif de taux de disponibilité mensuel de 99,5 % hors périodes de maintenance planifiée.
Les opérations de maintenance planifiée seront, dans la mesure du possible, réalisées en dehors des heures ouvrées et notifiées au Client au moins 48 heures à l'avance. L'Éditeur ne saurait être tenu responsable des interruptions liées à des cas de force majeure, à des défaillances des réseaux publics ou à des interventions urgentes de sécurité.
Article 8. Engagements du client
Le Client s'engage à :
- utiliser le Service conformément à sa destination professionnelle et aux présentes CGU ;
- respecter les lois et règlements en vigueur, notamment en matière de protection des données à caractère personnel, de propriété intellectuelle et de secret professionnel ;
- ne pas téléverser de contenus illicites, contrefaisants, diffamatoires, ou portant atteinte aux droits de tiers ;
- ne pas tenter d'accéder à des zones du Service qui lui seraient interdites, de contourner les mesures de sécurité, ou d'interférer avec le fonctionnement normal du Service ;
- informer sans délai l'Éditeur de toute utilisation frauduleuse de ses identifiants ;
- procéder aux vérifications de conformité de ses propres processus documentaires (obligations fiscales, comptables, de conservation).
Article 9. Propriété des contenus et confidentialité
Le Client demeure seul et unique propriétaire des Contenus qu'il téléverse ou génère dans le Service. L'Éditeur n'acquiert aucun droit de propriété sur ces Contenus.
L'Éditeur ne dispose sur les Contenus que d'une licence strictement limitée à ce qui est nécessaire à la fourniture du Service (hébergement, sauvegarde, traitements techniques, restitution au Client).
L'Éditeur s'engage à préserver la confidentialité des Contenus et à ne pas les exploiter à d'autres fins que celles nécessaires à l'exécution du Service. Ses collaborateurs sont soumis à une obligation contractuelle de confidentialité.
Article 10. Réversibilité et récupération des données
À tout moment pendant la durée de l'abonnement, le Client peut exporter ses Contenus depuis son espace personnel dans un format standard exploitable (PDF, ZIP structuré avec métadonnées).
En cas de résiliation, le Client dispose d'un délai de trente (30) jours à compter de la date effective de résiliation pour procéder à l'export de ses Contenus. Au-delà de ce délai, les Contenus seront supprimés de manière irréversible des serveurs de production, sous réserve des obligations légales de conservation.
Article 11. Propriété intellectuelle du service
Le Service, sa structure, son code source, ses interfaces, sa marque et l'ensemble des éléments qui le composent sont la propriété exclusive de l'Éditeur. L'abonnement confère au Client un droit d'usage personnel, non exclusif, non cessible et non transférable, pour la durée de son abonnement.
Il est strictement interdit au Client de reproduire, décompiler, modifier, adapter, traduire, distribuer ou commercialiser tout ou partie du Service, sauf exceptions légales impératives.
Article 12. Résiliation
Le Client peut résilier son abonnement à tout moment depuis son espace personnel ou par demande écrite adressée à [email protected]. La résiliation prend effet à l'échéance de la période mensuelle ou annuelle en cours, sans remboursement des périodes déjà réglées.
L'Éditeur peut résilier l'abonnement de plein droit, sans préavis ni indemnité, en cas de manquement grave du Client à ses obligations (notamment défaut de paiement, usage illicite du Service, atteinte à la sécurité), après mise en demeure restée sans effet pendant quinze (15) jours.
Article 13. Responsabilité
L'Éditeur est tenu à une obligation de moyens dans la fourniture du Service. Sa responsabilité ne saurait être engagée en cas :
- de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil ;
- d'utilisation non conforme du Service par le Client ou ses Utilisateurs ;
- de défaillance des équipements, logiciels ou réseaux du Client ;
- de perte de Contenus imputable à un défaut d'export dans les délais prévus à l'article 10.
En tout état de cause, la responsabilité de l'Éditeur, tous préjudices confondus, est limitée au montant des sommes effectivement versées par le Client au titre des douze (12) mois précédant l'événement générateur du dommage. L'Éditeur ne saurait être tenu responsable des dommages indirects (perte d'exploitation, perte de chiffre d'affaires, perte de clientèle, préjudice d'image).
Article 14. Sécurité et protection des données
L'Éditeur met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité, l'intégrité et la confidentialité des Contenus, conformément à l'article 32 du RGPD : chiffrement en transit et au repos, sauvegardes chiffrées, contrôles d'accès, journalisation, hébergement souverain en France (OVHcloud, Roubaix).
Les modalités de traitement des données personnelles sont détaillées dans la Politique de confidentialité. Un accord de traitement des données (DPA) est mis à disposition du Client sur simple demande.
Article 15. Sous-traitance
L'Éditeur peut faire appel à des sous-traitants pour la fourniture de certaines composantes du Service (hébergement, envoi d'e-mails transactionnels, signature électronique, moyens de paiement). La liste des sous-traitants est disponible sur simple demande à [email protected] et communiquée dans le DPA.
Article 16. Évolution des CGU
L'Éditeur se réserve le droit de modifier les présentes CGU à tout moment. Toute modification substantielle sera notifiée au Client au moins trente (30) jours avant son entrée en vigueur. En cas de désaccord, le Client peut résilier son abonnement dans les conditions prévues à l'article 12. À défaut, la poursuite de l'utilisation du Service vaut acceptation des nouvelles CGU.
Article 17. Force majeure
Aucune partie ne saurait être tenue responsable d'un manquement à ses obligations résultant d'un cas de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil, incluant sans limitation : catastrophes naturelles, incendies, inondations, actes de terrorisme, attaques informatiques d'ampleur, décisions d'autorités publiques, ou défaillances majeures des réseaux publics.
Article 18. Cession
Le Client ne peut céder tout ou partie de ses droits et obligations issus des présentes CGU sans l'accord écrit préalable de l'Éditeur. L'Éditeur peut librement céder les présentes, notamment dans le cadre d'une opération de restructuration ou de cession d'activité.
Article 19. Droit applicable et règlement des litiges
Les présentes CGU sont soumises au droit français. En cas de litige, les parties s'efforceront de rechercher une solution amiable dans un délai de trente (30) jours à compter de la notification écrite du différend.
À défaut d'accord amiable, tout litige relatif à la formation, l'interprétation, l'exécution ou la résiliation des présentes CGU sera soumis à la compétence exclusive du Tribunal de commerce de [VILLE_TRIBUNAL], nonobstant pluralité de défendeurs ou appel en garantie.
Article 20. Contact
Pour toute question relative aux présentes CGU :
[email protected]
[RAISON_SOCIALE] — [ADRESSE_COMPLETE]
